有人这样说，ERP不难，只是很繁。这里所说的繁，指的便是整理ERP根本数据的过程。整理ERP根本数据的确很繁琐，这个过程并不比ERP上线轻松，但它并不难，只要坚持，就一定能够实现。ERP项目履行成功靠的是三分技能，七分管理，十二分数据。可见，ERP系统中根本数据整理的主要性。
什么是根本数据？
制造业ERP系统的根本数据量大面广，涵盖了企业中所有可见信息和不可见信息。
可见信息：物料基本信息，产品构造数据，司帐科目，供应商客户信息，部门、工厂、仓库、车间信息等等，这些信息在手工作业中也会用到。不可见信息：单据类型、仓库性子、操持参数等，这些信息在手工管理信息时是不会涉及到的，它们会影响到系统打算。数据的精确性是最主要的，ERP系统便是根据这些根本数据，按照内部逻辑经由运算形成各种报告报表，供管理者节制生产经营状况，从而进行剖析和决策的。如果个中任何一个数据与实际不符，操持结果就将没有任何辅导意义。
根本数据整理的事情重点
ERP的紧张浸染便是对企业信息的整合，而信息的载体和表达都要通过数据完成。根本数据是许多程序精确运行的根本，如物料操持和生产操持便是根据物料文件设定的提前期、库存量、BOM构造等打算得到的。
根本数据整理事情很繁杂，没有捷径，但有方法。对付新上制造业ERP系统的企业，在盘根错节的事情中，如果能够捉住编码这一主线，把握好物料主文件、物料清单（BOM）和库存数据三个重点，就可以提要挈领、一以贯之。
根本数据整理履行过程头绪多、事情量大、耗时长、涉及面广、也最随意马虎出错。
为了帮助企业更有效地履行ERP，我们来学习一下如何快速、低本钱、低缺点率地完成根本数据准备。
1确定事情范围
首先根据ERP项目范围确定哪些数据须要准备，然后确定参与部门和职员配备，进而确定事情操持，牢记不可将所有事情只交给一个部门乃至一个人做，必须对此项事情的困难程度有充分的认识。事情操持中还要把稳安排定期的会议，以方便事情职员之间沟通。
2建立必要的编码原则
ERP软件对数据的管理是通过编码实现的，编码可以对数据进行唯一的标识，并且贯穿往后的查询和运用，建立编码原则是为了使后面的事情有一个可以遵照的原则，也为繁杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法。
其余，编码原则的制订属于企业级标准的建立，尤其对付量大的根本数据（如物料主文件的编码）必须由多个部门共同确定方案。
3建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。这些数据会在其他根本数据中被引用，并且数据量不大，可以利用较少的韶光和人力完成。如果整理其他数据的时候创造短缺公用信息再补的话，整体效率和进度会大打折扣。
4BOM构造的确定
如果企业运用生产系统、操持或产品研发模块，BOM便是必须的根本数据。这里首先该当明确质料到半成品、半成品到产品的级次关系，这步事情的难点是半成品设定的问题。如果半成品设定层次少或层次不设定，今后的统计剖析就不能细化；如果半成品设定多，就会大大增加数据量。
如果碰着下列情形，那么半成品要设置编码管理：对半成品建立库存账、或者采取安全库存管理、半成品对外发卖或用于售后做事，除此以外半成品只管即便不用编码，也不用录入软件系统，BOM 每多一层，相应增加BOM数据量的同时还会增加物料信息的数据量。
5网络第一手资料，将原来的离散数据从不同部门集中
在这些离散数据中，仅物料基本信息一项，字段就包括生产、采购、发卖、库存、财务的信息。在这步中，应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转，让各部门将与自己干系的数据填入表格，完成后通报给下个部门，以此类推，直到完成此步事情。在事情中应把稳通报的安排，通报路径需提前确定。
为了担保工期，可以让不同部门同时开始，然后交叉通报，或者一个部门完成一小部分后就通报给下个部门。同时，将每张发出的表格统一编号（唯一），并在部门间交卸时作好记录，这样不仅可以掌握进度，还能避免数据丢失。
6数据检讨
（1）完全性检讨：完全性即记录数量是否完全。可以请企业中有履历的职员复查或打算一下总数，将其和历史数据比较。同时还要检讨字段的完全性，所有的ERP软件都有必须输入的字段，如果短缺这些字段就会造成系统的不稳定，如物料的提前期、默认仓库等。
（2）精确性检讨：可以由企业自己根据须要制订检讨原则。有些缺点如司帐科目是资产类型的，但是由于人为缺点输入成负债类型的，再比如有的物料是采购来的，但是录入成低廉甜头件，这样的缺点在系统上线前必须创造并改正。
（3）唯一性检讨：数据的唯一性该当从两个角度检讨，常见缺点有多个实物编成同一个编码，如果往后录入系统，成熟的ERP软件会提示编码已经存在，并谢绝接管。同时一个实物对应多个编码的征象也必须杜绝，这种缺点ERP软件是创造不了的，必须利用人工查找，否则在上线后会发生多个账务缺点。
7将数据录入软件系统
录入前该当将根本数据原始档案归档，对付以电子文档保存的数据，该当将数据备份好，并注明整理职员、完成韶光和末了版本，如果是打印的纸介质，该当将其保存在专门的文件柜中，作为主要文档管理。
常日的录入方法有手工录入和利用工具导入这两种。这些方法各有利弊。
（1）所有软件都供应录入界面，可以调集职员将数据逐条录入，或者利用软件的复制功能复制类似的数据，然后进行关键字段的修正。这种方法比较安全，完善的ERP软件会在录入的同时自动查错，大多数前期未查出的缺点可以在录入时被系统提示并禁止录入，由此担保数据的准确性。这种方法的缺陷是事情量大，完成韶光和记录条数是倍数的关系。如果数据量不大，推举利用此方法，安全、可靠，事后检讨事情量也小。（2）可以采取直接导入数据库的方法，这样做的优点是效率高，完成韶光与数据表个数成倍数关系。缺陷是隐含缺点多，不易检讨，如果采取此方法，该当在前面的检讨事情中设定严格的检讨步骤，尤其在精确性检讨中，对主要字段要逐个检讨，这项事情可以利用各种软件技能赞助人工进行。（3）其余一种方法结合了以上两种方法的优点。此方法利用程序的录入界面录入，继续了界面录入的差错功能，同时和数据导入比较，不须要人工干预，可以一天24小时的事情，速率也是很高的。8系统核检
完成录入事情后必须再次检讨，利用软件程序测试数据，例如将数据库备份成一个新的数据库，将企业常用的流程在新数据库中做一遍，通过检讨结果的精确性来验证根本数据的精确性。
ERP根本数据准备这项事情的重点不是在数据本身，严密的操持和合理的组织才是完成这项艰巨事情的最妙手腕。
